1. AŞAMA (SATIN ALMA TALEBİ İÇİN GEREKLİ BELGELER)
-
İhtiyaç Formu (Satınalma Talep Formu) : BAP Otomasyonu (Proje Sorgulama→İhtiyaç Formları) üzerinden, yolluk ödemeleri, mal ve hizmet alımları talepleri için doldurulması gerekmektedir.
-
Gerçekleştirme Görevlisi Formu: Sadece her mali yılın başında doldurulacaktır.
- Satınalma Görevlileri Formu : Her mali yıl için, alınacak malzeme ve hizmet alımları için, proje yürütücüsü haricinde, asil ve yedek olmak üzere en az 1 tane piyasa fiyat araştırma görevlisi, piyasa fiyat araştırma görevlileri haricinde olmak üzere proje yürütücüsünün başkanlığında belirlenen 3 kişilik muayene kabul görevlileri görevlendirilmelidir.
- Teknik Şartname : Alınması talep edilen hizmet alımları, sarf malzemeler ve cihazlar için; marka, model , menşei belirtilmeden, teknik özelliklerin belirtildiği, teknik şartnameyi hazırlayan proje yürütücüsü ve proje personeli tarafından imzalanan, malzeme ihtiyaç formu ile sunulması zorunlu olan belgedir. Ayrıca alınacak cihaz için belirlenecek garanti koşulları mutlaka teknik şartnamede belirtilmelidir. Şartnamede imzalanacak sonra sayfa hariç bütün sayfalar paraflı olmalıdır.
- Fiyat Teklif Formu : Proje yürütücüsü tarafından yapılan piyasa fiyat araştırması neticesinde, KDV hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve 3 ayrı firmadan alınmış fiyat teklifleri ihtiyaç belgesi ekine eklenir. Satın alınacak ürünün tek kaynaktan temininin zorunlu olduğu hallerde, bu ürünün başka bir kaynaktan temin edilemediğine dair proje yürütücüsü tarafından gerekçesi yazılı olarak belirtilir. Proforma faturaların yabancı para cinsi olması durumunda "Fatura tarihindeki T.C. Merkez Bankası döviz alış kuru kullanılacaktır" ibaresi olmalıdır.
- Hizmet Alımları İçin Talep Gerekçesi : Alınacak hizmetin özellikleri, hizmette aranan ve istenen özellikler proje yürütücüsü tarafından imzalanarak malzeme ihtiyaç formu ile birlikte sunulmalıdır.
- Tek Kaynaktan Temin Formu: İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi ya da sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması durumunda ilgili form doldurulacaktır.
2. AŞAMA (ONAY İÇİN GEREKLİ BELGELER)
- Onay Belgesi: Uygun görülen satınalma talepleri üzerine, Veri Giriş Yetkisi ya da Gerçekleştirme Görevlileri tarafından MYSV2 üzerinden onay belgesi düzenlenir. Harcama yetkilisinin onayından sonra BAP Birimi web sayfasında satın alma ilanı yapılır.
- Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı: Yapılan piyasa fiyat araştırması neticesinde alınan teklifler piyasa fiyat araştırması tutanağına eklenir, piyasa fiyat araştırması görevlileri ve proje yürütücüsünün kontrolü ve imzası ile BAP Birimine gönderilir.
3. AŞAMA (ÖDEME İÇİN GEREKLİ BELGELER)
- Fatura: Faturaların “Alanya Alaaddin Keykubat Üniversitesi Rektörlüğü Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü.............. Nolu Proje, VD: Alanya Vergi Dairesi, Vergi No: 0551026753” adına kesilmesi gerekmektedir. Fatura üzerine proje numarası mutlaka yazılmalıdır. 9.900,00 TL'yi aşan hizmet alımlarında faturaların 117 Seri no’lu Katma Değer Vergisi Genel Tebliği kapsamında tevkifata tabi tutulması gerekmektedir.
- Vergi Borcu Sorgu Yazısı: Firma tarafından İnternet Vergi Dairesinden alınacak ve en erken fatura tarihinde olacaktır.
- Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı (Mal Alımı İçin)
- Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı (Hizmet Alımı İçin)
- Hakediş Raporu (Sadece Hizmet Alımlarında)
- Taşınır İşlem Fişi: Satın alınan taşınır mallar, Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince taşınır işlem fişi düzenlenerek yükseköğretim kurumu envanter kayıtlarına alınır. Bu kapsamda edinilen dayanıklı taşınırlar, proje süresince bunları kullanacak proje yürütücüsüne taşınır teslim belgesi ile teslim edilmek üzere proje yürütücüsünün bağlı olduğu akademik birimlere devredir. Tüketime yönelik mal ve malzemeler ise taşınır işlem fişi düzenlenerek doğrudan proje yürütücüsünün kullanımına verilir.