Alınacak karar ve onayda;

• görevlendirilen kişi adı soyadı ve unvanı

• proje numarası

• görevlendirme tarihi ve süresi

• görevlendirildiği yer(ler)

• görev konusu

• uçak ile gidilecekse, alınan karar ve onayda “uçak ile” ibaresi mutlaka yer almalıdır.

1- Birim Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük Onayı : Aslı ya da Birim Tarafından “Aslı Gibidir” Olarak Onaylı Suretleri gerekmektedir.

Alınacak karar ve onayda;

• görevlendirilen kişi adı soyadı ve unvanı

• proje numarası

• görevlendirme tarihi ve süresi

• görevlendirildiği yer(ler)

• görev konusu

• uçak ile gidilecekse, alınan karar ve onayda “uçak ile” ibaresi mutlaka yer almalıdır.

2- Yurtiçi / Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi : 2 Adet gerekmektedir.

3- Uçak / Otobüs Bileti / Rayiç Bedel Belgesi ve Biniş Kartları : Yapılan hizmetin tutarını gösterir “Elektronik Yolcu Bileti”, bilet seyahat acentelerinden alınmışsa kaşeli, imzalı fatura teslim edilmelidir.

4- Katılım Belgesi ve Birim Amiri Tarafından Onaylı Tercümesi: Belgenin aslı ya da Birim Tarafından “Aslı Gibidir” olarak onaylı sureti, tercümenin aslı gereklidir.

5- Katılım Faturası ve Birim Amiri Tarafından Onaylı Tercümesi: Katılım ücretini belgeleyen, kişinin kendi adına düzenlenen, fatura aslının, yabancı dilde düzenlenen fatura ve belgelerin tercümesi ile birlikte teslim edilmesi gerekmektedir. Faturada ad-soyad, katılım/kongre tarihleri ile tutar, kaşe-imza mutlaka bulunmalıdır.

6- Konaklama Faturası ve Birim Amiri Tarafından Onaylı Tercümesi: Fatura proje numarası belirtilmek suretiyle Proje Yürütücüsü ve ALKÜ BAP Koordinatörlüğü adına kesilmeli, faturada konaklama tarihleri, kaç gece kalındığı belirtilmiş olmalı ve faturanın tek kişilik olmasına dikkat edilmelidir. Kaç gece kalındığı anlaşılamayan konaklama faturaları için ödeme yapılamamaktadır. Yurtdışından yatacak yer temini için alınan faturanın dairesince onaylanmış tercümelerinin ödeme belgesine bağlanması gerekir. Konaklama bedelinin tamamı ödenmeyecek olup, Harcırah Kanununda yer alan hususlar doğrultusunda günlük yevmiye hesabına dâhil edilecektir.

7- Pasaport Fotokopileri (Resimli Ön Yüz ile Giriş ve Çıkış Damgaları Olan Sayfalar)

8- Yolluk Başvuru Dilekçesi: : Yurtdışı görevlendirmelerde en geç gidiş tarihinden 30 gün önce, yurtiçi görevlendirmelerde ise en geç gidiş tarihinden 15 gün önce tüm evrakların (dilekçe, bildiri özeti, kabul yazısı, Fakülte Yönetim Kurulu kararı ile Rektörlük Oluru yazıları vb.) eksiksiz olarak BAP Koordinatörlüğüne gönderilmesi gerekmektedir.

✱ Proje yolluklarının ödenebilmesi için, yurtdışı görevlendirmelerde en geç gidiş tarihinden 30 gün önce, yurtiçi görevlendirmelerde ise en geç gidiş tarihinden 15 gün önce tüm evrakların (dilekçe, bildiri özeti, kabul yazısı, Fakülte Yönetim Kurulu görevlendirme yazıları vb.) eksiksiz olarak BAP Koordinatörlüğüne gönderilmesi gerekmektedir.

✱Yolluk, Yevmiye, Konaklama ve Katılım giderlerinin ödenebilmesi için, Birim Görevlendirme Yazılarının (Birim Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük Görevlendirme Oluru) görevlendirme tarihlerinden önce yapılması esastır.

​✱ Görevlendirme tarihleri kişinin vazifesinin yapacağı yere gidiş ve dönüşü de dikkate alınarak belirlenmelidir. Görevlendirmeler en fazla bir gün öncesi ve sonrası, ulaşımı 24 saati aşan seyahatler için ise en fazla iki gün öncesi ve sonrası için yapılır.

✱ Görevlendirme tarihlerinden başka bir tarihe ait faturalar ödenmemektedir. Yemek, konaklama vb. giderler katılım/kayıt ücretine dâhilse katılım faturasında; konaklama ücretine yemek vb. giderler dâhilse de konaklama faturasında ayrıca belirtilmelidir. Varsa kongre katılım programının detaylarını gösterir belge eklenmelidir.

​✱ Konaklama gideri ve katılım bedeline ilişkin tutar tek faturayla yer alması halinde, her bir gidere ait tutarın fatura üzerinde ayrı ayrı görünmesi gerekmektedir.

​✱ Yolluk bildirimi, memuriyet mahalline dönüş tarihinden itibaren bir ay içinde BAP Koordinatörlüğüne verilmelidir.

​✱ Yanlız görev mahalli ile geçici görev yeri arasındaki giderler yol masrafına dahil edilmektedir; Birim Yönetim Kurulu kararı ile Rektörlük görevlendirme onayında belirtilen yerler haricindeki giderler yol masrafı olarak karşılanmamaktadır.